grispa-dienstplaner

Software zur Erstellung von Dienstplänen

Hilfe

Inhalt

Programm starten

Einrichtung konfigurieren

Abteilungen konfigurieren

Dienste konfigurieren

Abteilungs-Dienste konfigurieren

MitarbeiterInnen konfigurieren

Schichten konfigurieren

Arbeits-Freizeit-Zyklus

Tages-Typen

Rollen

Feiertage

Zuschlags-Perioden

Dienstplan erstellen

Speichern und Öffnen des Dienstplans

Berechnung der Soll-Arbeitsstunden von MitarbeiterInnen in einer Dienstplan-Periode

Dienste manuell zuweisen oder löschen

MitarbeiterInnen manuell zuweisen

Report anzeigen

Zuweisungs-Regeln

Programm starten
Um grispa-dienstplaner auszuführen muss Java™ auf Ihrem System installiert sein. Um zu prüfen, ob Java™ mit der Version 1.6 oder höher installiert ist und gefunden werden kann, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Unter Windows&trade klicken Sie in der Task-Leiste auf Start->Ausführen und geben cmd ein. Unter Linux öffnen Sie bitte eine Shell (oder Terminal, Bash o.ä.). In der sich öffnenden Kommand-Box oder Shell geben Sie java -version ein und drücken Enter. Es sollte nun eine Versions-Information angezeigt werden. Falls java nicht gefunden werden kann oder eine falschen Version gefunden wird, installieren sie bitte Java™ 1.6 oder höher. Falls java schon installiert ist, aber nicht gefunden werden kann, ist der Pfad zum Verzeichnis, in dem sich die Datei java.exe (under Windows&trade) oder java (unter Linux) möglicherweise nicht in der Umgebungsvariablen PATH enthalten. Fügen Sie der Umgebungsvariablen PATH den Pfad zum Verzeichnis, welches java enthält, unter Linux mit dem Kommando
export PATH=$PATH:<Pfad>, z.B. export PATH=$PATH:/opt/java1.6/bin hinzu.
Unter Windows&trade klicken Sie rechts auf Arbeitsplatz->Eigenschaften->Erweitert->Umgebungsvariablen und ergänzen die Variable PATH, z.B. mit ;c:\Programme\java\1.6\bin.

Entpacken Sie das heruntergeladene zip-Archiv oder komprimierte tar-Archiv, durch das ein Verzeichnis 'grispa-dienstplaner' angelegt wird.
Wechseln Sie unter Linux mit der Shell in das Verzeichnis 'grispa-dienstplaner' und führen das Komnmando ./grispa-dienstplaner aus.
Unter Windows&trade klicken Sie im Verzeichnis grispa-Dienstplaner auf grispa-dienstplaner.exe. Falls das Programm nicht startet, klicken Sie auf grispa-dienstplaner.bat, um Fehlerinformationen zu erhalten.

grispa-dienstplaner lädt automatisch die Konfiguration der letzten Sitzung, falls in dieser eine Konfiguration gespeichert wurde. Falls nicht, startet das Programm mit einer leeren Konfiguration.

Falls Sie auf eine neuere Version aktualisieren wollen, kopieren Sie aus dem Verzeichnis ihrer bisherigen Version die Dateien staffroster.cfg, holidays.csv und barviewsettings.csv in das Verzeichnis der neuen Version um Ihre bisherigen Einstellungen zu übernehmen.

Einrichtung konfigurieren
Um eine neue Konfiguration zu starten, klicken Sie in der Menüleiste auf .
Eine Konfiguration bezieht sich immer auf nur eine Einrichtung (oder Unternehmen, Firma o.ä.), sie wird im Weiteren auch 'Einrichtungs-Konfiguration' genannt.

Geben Sie Ihrer Konfiguration im sich darauf öffnednen Dialog einen Namen und optional eine Beschreibung.

Konfigurieren Sie den für alle neuen MitarbeiterInnen voreingestellten Arbeits-/Freizeit-Tage-Zyklus (AF-Zyklus). Mehr dazu erfahren Sie hier.

Setzen Sie die Ruhezeit (in Studen und Minuten), die für MitarbeiterInnen zwischen Arbeitperioden eingehalten werden muss.

Geben Sie die maximale Arbeitszeit (in Studen und Minuten) an, die eine MitarbeiterIn zwischen der angegebenen Ruhezeit arbeiten darf. Hierzu zählen alle Arbeitsperioden (Dienste), deren zeitlicher Abstand voneinander geringer ist als die angegebene Ruhezeit.

Abteilungen konfigurieren
Öffnen Sie mit einem Klick auf den Abteilungs-Dialog für einen neue Abteilung, oder durch Klick auf denselben zum Bearbeiten einer schon existierenden Abteilung.
Geben Sie der Abteilung einen Namen und optional eine Beschreibung.

Dienste konfigurieren
Eine Dienst ist eine regelmäßige Periode mit Start-Zeitpunkt und Dauer, an denen in einer oder meherern Abteilungen MitarbeiterInnen arbeiten. Öffnen Sie mit einem Klick auf den Dienst-Dialog für einen neuen Dienst, oder durch Klick auf denselben zum Bearbeiten eines schon existierenden Dienstes.

Geben Sie dem Dienst einen Namen und optional eine Beschreibung.

Geben Sie (in Stunden und Minuten) Zeitpunkt des Starts, Dauer, Dauer der Pause und Start-Zeitpunkt der Pause (ab Start-Zeitpunkt des Dienstes) an.

Wählen Sie die Wochentage aus, an denen der Dienst stattfindet.

Wählen Sie aus, ob der Dienst an Feiertagen stattfindet. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. der Dienst soll nur an den Feiertagen stattfinden, die auf Wochentage fallen, an denen der Dienst sowiso stattfindet (Feiertags-Modus: wenn sowiso).
2. der Dienst soll generell immer an Feiertagen stattfinden (Feiertags-Modus: zusätzlich).

Bestimmen sie, ob die Arbeitsstunden, die MitarbeiterInnen in diesem Dienst erbringen, berechnet werden sollen oder ob Sie einen fixen Wert verwenden wollen.
Wenn sie einen fixen Wert verwenden, werden die Arbeitsstunden, welche in eine Zuschlags-Periode fallen, trotzdem anhand der konfigurierten Dauer und Pause-Dauer ermittelt.
Statt an Wochentagen oder zusätzlich dazu können Sie bestimmen, an welchen Tages-Typen der Dienst stattfinden soll. Mehr zu Tages-Typen erfahren Sie hier.

Außerdem können Sie festlegen, an welchen Tages-Typen der Dienst nicht stattfinden soll.

Abteilungs-Dienste konfigurieren
Ein Abteilungs-Dienst ist eine Zuordnung von in der Regel einer, aber auch mehreren Abteilungen zu einem Dienst, mit Festlegung der benötigen Anzahl MitarbeiterInnen sowie benötigter Rollen (siehe hier mehr zu Rollen).
Beispiel 1: In Abteilung 1 werden für die Frühschicht drei MitarbeiterInnen benötigt, eine davon muss eine Fachkraft sein.
Beispiel 2: Mehrere Abteilungen benötigen eine Nachtwache von zwei Personen.
Werden einem Abteilungs-Dienst mehrere Abteilungen zugewiesen, müssen MitarbeiterInnen allen Abteilungen zugewiesen sein ( siehe MitarbeiterInnen-Konfiguration). Öffnen Sie mit einem Klick auf den Abteilungs-Dienst-Dialog für einen neue Abteilungs-Dienst, oder durch Klick auf denselben zum Bearbeiten eines schon existierenden Abteilungs-Dienstes.

Geben Sie dem Abteilungs-Dienst einen Namen und optional eine Beschreibung.

Fügen Sie die Abteilungen ein, für welche der Dienst stattfinden soll.

Geben Sie die Anzahl der benötigten MitarbeiterInnen an, sowie benötigte Rollen und deren Anzahl.
Die Anzahl dieser Rollen kann die Anzahl der benötigten MitarbeiterInnen überschreiten aufgrund der möglichen Mehrfachbelegung einer MitarbeiterIn mit Rollen.

MitarbeiterInnen konfigurieren
Eine MitarbeiterIn arbeitet in ein oder mehreren Abteilungen und hat ein oder mehrere Rollen (siehe hier mehr zu Rollen).
Öffnen Sie mit einem Klick auf den MitarbeiterIn-Dialog für eine neue MitarbeiterIn, oder durch Klick auf denselben zum Bearbeiten einer schon existierenden MitarbeiterIn.

Geben Sie der MitarbeiterIn einen Namen und optional eine Beschreibung.

Geben Sie die Anzahl der zu leistenden Arbeitsstunden pro Woche an.

Geben Sie die Anzahl der derzeitigen Überstunden der MitarbeiterIn sowie der in der nächsten Dienstplan-Periode abzubauenden oder aufzubauenden Überstunden an.

Geben Sie die maximale Anzahl Stunden an, um die die Anzahl der Soll-Stunden, die eine MitarbeiterIn in einer Dienstplan-Periode arbeiten muss, überschritten werden darf, um der MitarbeiterIn eine weiteren Dienst zuzuweisen. Beispiel: in einer Dienstplan-Periode wurden einer MitarbeiterIn Dienste mit insgesamt 38 Arbeitsstunden zugewiesen. Damit eine weiterer Dienst mit 5 Arbeitsstunden zugewiesen werden kann, bei Anzahl der Soll-Stunden von 40 Wochen-Stunden, müsste dieser Wert auf 3 gestellt werden, damit insgesamt 43 Arbeitsstunden möglich sind. Ist der Wert niedriger, kann dir Dienst nicht zugewiesen werden.
Setzen Sie diesen Wert größer null wenn es wahrscheinlich ist, dass die Summen der Arbeitsstunden Ihrer Dienste selten genau die Wochenstunden der MitarbeiterInnen ereichen, diese aber erreicht werden sollen und überschritten werden dürfen.
Bearbeiten Sie den AF-Zyklus (mehr hierzu hier). Wenn Sie den in im Unternehmens-Dialog voreingestellen AF-Zyklus verwenden wollen, klicken Sie auf Standard.

Bestimmen Sie, wann und um vieviel die Anzahl der zu leistenden Arbeitsstunden der MitarbeiterIn in einer Dienstplan-Periode verringert werden soll, wenn ein Urlaubsstag oder Feiertag auftritt.

Weisen Sie der MitarbeiterIn ein oder mehrere Abteilungen zu und bestimmen Sie, ob die MitarbeiterIn Abteilungs-Diensten nur zugewiesen werden kann, wenn die Abteilungs-Dienste alle Abteilungen der MitarbeiterIn beinhaltet. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Dienste für mehrere Abteilungen erstellen, in denen nur bestimmte MitarbeiterInnen arbeiten sollen, die in anderen Diensten mit weniger Abteilungen nicht arbeiten sollen. Beispiel: Eine Dienst 'Nachtwache' soll für Abteilung 1 und Abteilung 2 gelten, in denen ausschließlich speziell dafür eingestellte MitarbeiterInnen zuständig sind, die nicht in einer der Frühdiensten von Abteilung 1 oder Abteilung 2 arbeiten dürfen.

Geben Sie die Rollen der MitarbeiterIn an.

Setzen Sie Urlaubs- und Abwesenheits-Perioden.

Bestimmen Sie Zeiträme, an denen die MitarbeiterIn abwesend ist, Tage, an denen die MitarbeiterIn regelmäßig abwesend ist, sowie Tages-Typen, an denen die MitarbeiterIn abwesend ist (mehr zu Tages-Typen dazu erfahren Sie hier).

Legen Sie Dienste fest, an denen die MitarbeiterIn immer arbeiten soll. Die MitarbeiterIn wird dann dem Dienst bevorzugt vor anderen MitarbeiterInnen zugewiesen.
Die Zuweisung der MitarbeiterIn zu jedem dieser Dienste in einem Dienstplan ist aber nicht gesichert, da andere Einstellungen dies unterbinden können.

Legen Sie Dienste fest, an denen die MitarbeiterIn nie arbeitet.
Eine MitarbeiterIn würde einem Dienst auch dann nicht zugewiesen werden, wenn die MitarbeiterIn einer Schicht zugewiesen ist, die diesen Dienst beinhaltet.

Schichten konfigurieren
Schichten sind wiederkehrende Abfolgen bestimmter Dienste an bestimmten Tagen.
Schichten können benutzt werden, um z.B. eine 'Frühschicht' zu definieren, welche nur 'Frühdienste' von Montag bis Freitag enthält. Bei der Zuweisung von MitarbeiterInnen zu Diensten in einem Dienstplan wird geprüft (über eine Zuweisungsregel), ob die MitarbeiterIn und der Dienst, dem sie zugewiesen werden soll, in der gleichen Schicht gesetzt sind. So können bestimmte MitarbeiterInnen oder Gruppen von MitarbeiterInnen in einem Dienstplan nur Diensten bestimmter Schichten zugewiesen werden.
Urlaubstage und Feiertage schmälern die von einer MitarbeiterIn in einer Dienstplan-Periode zu leistenden Arbeitsstuden nur, wenn Sie auf Arbeittage einer Schicht fallen (dies kann auch anders konfiguriert werden, siehe MitarbeiterInnen-Konfiguration).
Hintergrund: für Freizeittage wird in der Regel kein Urlaub genommen, Feiertage werden üblicherweise nur angerechnet, wenn sie auf einen Arbeitstag fallen.
Ist eine MitarbeiterIn mehreren Schichten zugewiesen, ist hierfür nur die im Dienstplan festgelegte Haupt-Schicht relevant.
Klicken Sie auf um den Dialog für eine neue Schicht zu öffnen, oder klicken Sie auf um den Dialog für einen bestehende Schicht zu öffnen.

Setzen Sie einen Namen und optional eine Beschreibung.

Bestimment Sie den Wochentag, an dem die Schicht starten soll. Sie wird in einem Dienstplan nur gestartet wenn dieser Tag im Dienstplan vorkommt und sie nicht schon gestartet wurde. Beachten Sie daher, einen Diensplan an diesem oder einem vorigen Wochentag beginnen zu lassen, wenn Sie möchten, daß eine Schicht möglichst am Anfang des Dienstplans startet.

Setzen sie die Dauer der Schicht in Tagen.

Fügen Sie Dienste hinzu durch Klicken der Knöpfe 'Neu' oder 'Berabeiten' unterhalb der Dienst-Liste. Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie einen Dienst bestimmen können sowie die Tage innerhalb der Schicht, an denen der Dienst stattfinden soll. Hierdurch ist es möglich, einen Dienst in mehreren Schichten an unterschiedlichen Tagen zu benutzen. Sie könnten z.B. einen Dienst konfigureren, der jeden Tal stattfindet, aber eine Schicht könnte diesen Dienst nur am Montag und Freitag beinhalten, eine andere Schicht von Dienstag bis Donnerstag.

Fügen Sie MitarbeiterInnen und Gruppen von MitarbeiterInnen hinzu, die im nächsten Dienstplan diese Schicht arbeiten sollen. Mit MitarbeiterInnen-Gruppen ist es einfach, viele MitarbeiterInnen vor der nächsten Dienstplanerstellung zwischen den Schichten zu tauschen.

Arbeits-Freizeit-Zyklus
Ein Arbeits-/Freizeit-Tage-Zyklus (AF-Zyklus) beginnt an einem bestimmten Wochentag mit einer Arbeitsperiode, der abwechselnd Freizeitperioden und weitere Arbeitsperioden folgen können.
Der AF-Zyklus wird nicht berücksichtigt bei MitarbeiterInnen, die Schichten zugewiesen sind.
Der AF-Zyklus bestimmt die bevorzugten Arbeitstage und Freizeittage der MitarbeiterInnen. Er sorgt für die Gleichverteilung von MitarbeiterInnen auf die Dienste eines Dienstplans. Dadurch kann verhindert werden, dass einer MitarbeiterIn (unter Berücksichtigung der Ruhezeiten) ständig aufeinander folgenden Dienste zugewiesen werden.
Urlaubstage und Feiertage schmälern die von einer MitarbeiterIn in einer Dienstplan-Periode zu leistenden Arbeitsstuden nur, wenn Sie auf Arbeittage im AF-Zyklus fallen (dies kann auch anders konfiguriert werden, siehe MitarbeiterInnen-Konfiguration).
Hintergrund: für Freizeittage wird in der Regel kein Urlaub genommen, Feiertage werden üblicherweise nur angerechnet, wenn sie auf einen Arbeitstag fallen.
Klicken Sie im Unternehmens-Dialog (durch einen Klick auf ) oder im MitarbeiterInnen-Dialog (durch einen Klick auf oder ) auf den Knopf zum Bearbeiten des AF-Zyklus.
Geben Sie im sich öffnenden Dialog den Start-Tag des Zyklus (der immer ein Arbeitstag ist) sowie die Anzahl der Tage des Zyklus an und bestimmen Sie dann durch aktivieren oder deaktivieren für die folgenden Tage, ob diese Arbeitstage oder Freizeittage sind.

Tages-Typen
Tages-Typen sind besondere Tage, an denen Dienste stattfinden können oder nicht stattfinden sollen, oder an denen MitarbeiterInnen abwesend sind. Für diese Tages-Typen lassen sich dann Perioden festlegen.
Beispiel: Im Sommer fährt eine Abteilung in Freizeit. Während dieser Freizeit finden die normalen Dienste (z.B. Früh- und Spätdienst) nicht statt, statt dessen gibt es Ganztages-Dienste.
Um einen Tages-Typ anzulegen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf Datei->Neu->Tages-Typ bzw. Bearbeiten->Tages-Typen. Geben Sie dem Tages-Typ im sich darauf öffnednen Dialog einen Namen und optional eine Beschreibung.
Fügen Sie eine oder mehrere Perioden ein und bestimmen Sie, für welche Abteilungen die gelten.
Dienste, die an bestimmen Tages-Typen stattfinden, werden dem Dienstplan nur zugewiesen, wenn eine Tages-Typ-Periode alle Abteilungen des Abteilungs-Dienstes enthält.
Dienste, die an bestimmte Tages-Typen nicht stattfinden, werden nur dann nicht zugewiesen, wenn eine Tages-Typ-Periode alle Abteilungen des Abteilungs-Dienstes enthält. Beispiel: der Dienst 'Nachtwache' soll nur dann nicht stattfinden, wenn alle Abteilungen in Freizeit sind. Sind nicht alle Abteilungen in Freizeit, muss sie stattfinden.

Rollen
Rollen können einerseits benutzt werden um zu bestimmen, dass in einem Dienst MitarbeiterInnen mit speziellen Qualifikationen benötigt werden, andererseits um sicher zu stellen, dass bestimmte MitarbeiterInnen nur in Anwesenheit anderer arbeiten.
Beispiel 1: in der Frühschicht am Sonntag sollen Medikamente bestellt werden, wofür nur Fachkräfte qualifiziert sind (z.B. durch Rolle 'Fachkraft' oder 'Medikamenten-BestellerIn').
Beispiel 2: Aushilfskräfte benötigen immer eine anwesende Fachkraft, Auszubildende eine AusbilderIn.
Eine Rolle, von der andere Rollen abhängig sind, kann nicht selbst von einer Rolle abhängig sein.
Öffnen Sie mit einem Klick auf den Rollen-Dialog für einen neue Rolle, oder durch Klick auf denselben zum Bearbeiten einer schon existierenden Rolle.
Geben Sie der Rolle einen Namen und optional eine Beschreibung.
Wählen Sie Rollen aus, von denen diese Rolle abhängig ist. Diese gelten alternativ, d.h. die Rollenabhängigkeit ist aufgelöst sobald in einem Dienst eine Person mit einer dieser Rollen anwesend ist.

Feiertage
Öffnen Sie mit einem Klick auf den Feiertags-Dialog und legen Sie Feiertage fest.
Die Feiertage werden getrennt von der Eirichtungs-Konfiguration gespeichert und sind somit für alle Einrichtungs-Konfigurationen gültig.

Zuschlags-Perioden
Zuschlags-Perioden sind besondere regelmäßige Zeiträume, für die, wenn die Arbeitszeit einer MitarbeiterIn in einen solchen Zeitraum fällt, Zuschläge bezahlt werden, z.B. Nacht-Zuschlag oder Feiertags-Zuschlag. Für einen Dienstplan wird nach Zuweisung von MitarbeiterInnen berechnet, wieviel Zeit diese in den für jede Zuschlags-Periode festgelegten Zeiträumen gearbeitet haben. Die Ergebnisse werden für jede MitarbeiterIn im Report ausgegeben.
Um einen Zuschlags-Periode anzulegen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf Datei->Neu->Zuschlags-Periode bzw. Bearbeiten->Zuschlags-Perioden.

Geben Sie der Zuschlags-Periode im sich darauf öffnednen Dialog einen Namen und optional eine Beschreibung.

Legen Sie die Uhrzeit, Dauer und die Tage fest, an denen die Zuschlags-Periode aktiv sein soll.

Wählen Sie aus, ob die Zuschlags-Periode an Feiertagen aktiv ist. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
1. die Zuschlags-Periode soll nur an den Feiertagen aktiv sein, die auf Wochentage fallen, an denen die Zuschlags-Periode sowiso aktiviert ist (Feiertags-Modus: wenn sowiso).
2. die Zuschlags-Periode soll generell immer an Feiertagen aktiv sein (Feiertags-Modus: zusätzlich).

Dienstplan erstellen
Nachdem die Einrichtungs-Konfiguration abgeschlossen ist, kann ein Dienstplan erstellt werden. Öffnen Sie mit einem Klick auf ein Dienstplan-Fenster für einen neuen Dienstplan, oder durch Klick auf ein solches zum Bearbeiten eines schon existierenden Dienstplans.
Erstellen Sie einen Dienstplan in folgender Reihenfolge:

Bestimmen Sie den Zeitraum der Dienstplan-Periode sowie die Abteilungen, für die der Dienstplan gelten soll.

Bestimmen Sie, ob nur Abteilungs-Dienste zugewiesen werden sollen, die alle ausgewählten Abteilungen enthalten.
Haben Sie z.B. einen Abteilungs-Dienst für die Nachtwache über mehrere Abteilungen konfiguriert, können Sie somit einen Dienstplan nur für die Nachtwache erstellen, ohne andere Abteilungs-Dienste, die nur einen Teil der ausgewählten Abteilungen umfassen.

Lassen Sie die Dienste erstellen. Danach können Zeitraum sowie zugewiesene Abteilungen nicht mehr geändert werden.

Weisen Sie bei Bedarf dem Dienstplan weitere Dienste manuell zu oder entfernen Sie Dienste. Mehr Informationen dazu hier.

Bestimmen Sie die Haupt-Schichten, wenn MitarbeiterInnen mehreren Schichten zugewiesen sind. Diese werden für die Bestimmung der Arbeitstage, auf die Feiertage und Urlaubstage fallen, herangezogen, sowie für die Anzahl der anzurechnenden Arbeitsstunden.

Weisen Sie MitarbeiterInnen den Diensten manuell zu, wenn Ihnen z.B. besondere Wünsche Ihrer MitarbeiterInnen vorliegen. Mehr Informationen dazu hier.

Lassen Sie MitarbeiterInnen den Diensten automatisch zuweisen und korrigieren Sie Zuweisungen durch Löschen oder MitarbeiterInnen-Tausch.

Solange Dienste noch unbesetzt sind, weisen Sie MitarbeiterInnen den Diensten manuell oder automatisch zu nach Ausschalten von Zuweisungs-Regeln (mehr zu Zuweisungs-Regeln finden Sie hier).

Formatieren Sie den Dienstplan und drucken Sie Dienstplan und Report.

Übernehmen Sie die neue Anzahl der Überstunden in die MitarbeiterInnen-Konfiguration als Basis für den nächsten Dienstplan.

Vor Erstellen eines Dienstplans sollte die Konfiguration aller relevanten Objekte wie Dienste, Abteilungs-Dienste, MitarbeiterInnen, Zuweisungen von MitarbeiterInnen zu Schichten, Feiertage usw. abgeschlossen sein.
Werden nach Erstellung eines Dienstplans Änderungen an der Konfiguration vorgenommen, können Sie durch Drücken des Knopfes "Geänderte Einrichtungs-Konfiguration in Dienstplan übernehmen" bestimmen, welche Änderungen übernommen werden sollen. Weitere Informatione hierzu im nächsten Kapitel.

Speichern und Öffnen des Dienstplans
Beim Schließen des Dienstplan-Fensters werden Sie gefragt, ob Sie den Dienstplan in der Einrichtungs-Konfiguration speichern wollen. Beim Beenden des Programms werden Sie gefragt, ob Sie Änderungen, die die Einrichtungs-Konfiguration und neue oder geänderte Dienstpläne betreffen, auf die Festplatte speichern wollen. Drücken Sie im Menü das Speichern-Symbol oder Wählen Sie im Menü Datei->Speichern oder Datei->Speichern unter, werden die Änderungen der Einrichtungs-Konfiguration gespeichert, aber nur der aktuell im Vordergrund befindliche Dienstplan, falls Sie mehrere geöffnet haben.

Da sich nach dem Speichern eines Dienstplans bis zum erneuten Öffnen die Eigenschaften von Objekten in der Einrichtungskonfiguration geändert haben können, oder Ojbekte gelöscht wurden, werden folgende zur Berechnung der Soll-Arbeitsstunden und der geleisteten Arbeitsstunden der MitarbeiterInnen notwendigen Informationen im Diestplan gespeichert:
Wöchentliche Arbeitszeit, Überstunden, abzubauende Überstunden, AF-Zyklus, anzurechnende Arbeitszeit für Urlaubs- und Feiertagen sowie ausdrücklich gesetzte Arbeitszeiten und die Pause-Zeiten des Dienstes.
Unterscheiden sich diese beim Öffnen des Dienstplans von denen der aktuellen Einrichtunskonfiguration, können Sie wählen ob Sie die im Diensplan gespeicherten Werte oder die aktuellen verwenden wollen. Die zu leistenden und geleisteten Arbeitsstunden werden beim Laden dann mit diesen Daten berechnet.
Wurden Feiertage oder Urlaubstage nachträglich hinzugefügt, welche in die Zeit-Periode eines älteren Dientsplans fallen, werden diese mit berücksichtigt.
Hat sich der Start-Zeitupunkt oder die Dauer eines Dienstes geändert, wird die im Dienstplan gespeicherte verwendet.
Sind die einem Abteilungs-Dienst zugewiesenen Abteilungen verändert worden, werden die im Dienstplan gespeicherten verwendet.
Hat sich die Anzahl der einem Abteilungs-Dienst zuzuweisenden MitarbeiterInnen veringert, wird mindestens die Anzahl der bereits zugewiesenen MitarbeiterInnen gesetzt.
Unterscheidet sich die in einem Dienstplan verwendete Konfiguration der Schichten von der aktuellen Schicht-Konfiguration, kann nur entweder komplett die im Dienstplan gespeicherte oder die aktuelle verwendet werden.
Einige Parameter werden aus der aktuellen Einrichtungskonfiguration übernommen, z.B. Farben.

Berechnung der Soll-Arbeitsstunden von MitarbeiterInnen in einer Dienstplan-Periode

Für die Berechnung der zu leistenden Arbeitsstunden einer MitarbeiterIn in einer Diestplan-Periode wird die Anzahl der Wochen, die die Periode dauert errechnet, diese dann mit den Wochenstunden des Mitarbeiters multipliziert.

Das Ende der Dienstplan-Periode, welches zur Berechnung der zu leistenden Arbeitsstunden sowie für die Anzahl der Urlaubstage und Feiertage, welche die zu leistenden Arbeitsstunden schmälern, herangezogen wird, ist das konfigurierte Stop-Datum, nicht der möglicherweise spätere Zeitpunkt des Endes des Dienstplans durch Dienste, die vor konfiguriertem Stop-Datum beginnen, aber über dieses hinauslaufen.

Urlaubs- und Feiertage schmälern die zu leistenden Arbeitsstunden einer MitarbeiterIn ensprechend der Einstellungen für Urlaub und Feiertage in der MitarbeiterInnen-Konfiguration.

Liegt ein Urlaubstag auf einem Feiertag, werden die zu leistenden Arbeitsstunden nur entsprechend den Feiertags-Einstellungen geschmälert, da an einem Feiertag üblicherweise kein Urlaub genommen werden muss.
Beispiel: eine MitarbeiterIn hat an einem bestimmten Datum einen halben Tag Urlaub. Dieses Datum ist ein Feiertag. Ein Urlaubs-/Feiertag zählt 8 Stunden. Die zu leistenden Arbeitsstunden werden um 8 Stunden für den Feiertag vermindert, nicht um 4 Stunden für den halben Urblaubstag.
Die zu leistenden Arbeitsstunden werden um die Stunden eines Feiertages veringert, wenn der Tag auf einen Arbeitstag innerhalb des Arbeits-/Freizeit-Tage-Zyklus oder einer Schicht fällt, oder Feiertage an allen Tagen berücksichtigt werden.
Liegt der Tag nicht auf einem Arbeitstag des Arbeits-/Freizeit-Tage-Zyklus oder einer Schicht, und wirken sich Feiertage aber nur an Arbeitstagen vermindernd aus, werden die zu leistenden Arbeitsstunden weder durch den Urlaubstag noch durch den Feiertag vermindert. Eine solche Konfiguration (Urlaub fällt auf Feiertag) wird akzeptiert, um zu vermeiden, dass aufgrund eines in einer Urlaubsperiode befindlichen Feiertags zwei Urlaubsperioden in der MitarbeiterInnen-Konfiguration konfiguriert werden müssen.
Im Report wird ein solcher Urlaubstag nicht aufgeführt.

Dienste manuell zuweisen oder löschen
Wechseln Sie im Dienstplan-Fenster zum Reiter 'Balken-Ansicht' und aktivieren Sie die Ansicht für alle Abteilungen.
Um einen Dienst hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maus-Taste iregendwo in den Dienstplan.
Um einen Dienst zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maus-Taste auf einen Dienst im Dienstplan.
Wählen Sie Ihre gewünschte Aktion im erscheinenden Kontext-Menü:

Klicken Sie auf 'Dienst hinzufügen', um eine in der Einrichtungs-Konfiguration existierenden Dienst einzufügen.
Wählen Sie im erscheinenden Dialog den Abteilungs-Dienst. Es werden nur die Abteilungs-Dienste zur Auswahl gestellt, die ausschließlich Abteilungen enthalten, für die der Dienstplan angelegt wurde.
Bestimmen Sie den Tag, an dem der Dienst eingefügt werden soll. Existiert der Dienst schon an diesem Tag, erscheint eine Fehlermeldung. Als Alternative können Sie dann die Anzahl der benötigten MitarbeiterInnen in dem schon existierenden Dienst erhöhen.

Klicken Sie auf 'Dienst hinzufügen (frei)', um einen nicht in der Einrichtungs-Konfiguration existierenden Dienst einzufügen.
Setzen Sie im erscheinenden Dialog einen Namen, Datum, Uhrzeit, Dauer, Pause-Dauer, Pause-Start-Zeitpunkt und Anzahl der MitarbeiterInnen, sowie die Abteilungen, für die diesen Dienst gelten soll.

Klicken Sie auf 'Dienst entfernen', um den Dienst zu löschen.

MitarbeiterInnen manuell zuweisen
Wechseln Sie im Dienstplan-Fenster zum Reiter 'Balken-Ansicht' und aktivieren Sie die Ansicht für für eine Abteilung und wählen Sie eine Abteilung aus.
Sie sehen im Diensplan pro Dienst für jede zuzuweisende MitarbeiterIn einen Balken, welcher den Namen der MitarbeiterIn enthält oder leer ist, falls noch keine Zuweisung erfolgt ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Balken und wählen Sie Ihre gewünschte Aktion im erscheinenden Kontext-Menü:

Klicken Sie auf 'MitarbeiterIn zuweisen', um dem Dienst eine MitarbeiterIn zuzuweisen oder eine schon zugewiesene zu ersetzen.
Wählen Sie im erscheinenden Dialog die MitarbeiterIn aus. Sind keine MitarbeiterInnen verfügbar, weil entweder alle verfügbaren schon zugewiesen sind oder Verletzungen von Zuweisungs-Regeln auftreten würden, erscheint eine Fehlermeldung. Deaktivieren Sie dann gegenenenfalls die entsprechende Zuweisungs-Regel (mehr zu Zuweisungs-Regeln finden Sie hier).

Klicken Sie auf 'Zuweisung der MitarbeiterIn aufheben', um die MitarbeiterIn zu entfernen.

Um MitarbeiterInnen zwischen Diensten zu tauschen, markieren Sie mit der linken Maustaste bei gehaltener Strg-Taste zwei Balken mit Zugewiesenen MitarbeiterInnen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Balken und wählen Sie im erscheinenden Kontext-Menü 'MitarbeiterInnen austauschen'.

Report anzeigen
Wechseln Sie im Dienstplan-Fenster um Reiter 'Report'.

Zuweisungs-Regeln
Zuweisungs-Regeln bestimmen, ob eine MitarbeiterIn einem Dienst in einem Dienstplan zugewiesen werden kann oder nicht.
Folgende Zuweisungs-Regeln verhindern die Zuweisung:

die MitarbeiterIn ist abwesend aufgrund der in der MitarbeiterInnen-Konfiguration gesetzten Abwesenheits-Perioden, regelmäßigen Abwesenheiten oder Tages-Typen für Abwesenheit.

der Dienst findet an einem Tage außerhalb des AF-Zyklus der MitarbeiterIn statt. Ist die MitarbeiterIn einer Schicht zugeteilt, wird diese Zuweisungs-Regel ignoriert.

Die Summe der Arbeitszeiten aller Dienste der MitarbeiterIn, deren zeitlicher Abstand untereinander und zum fraglichen Dienst geringer als die konfigurierte Ruhezeit ist, plus der Arbeitszeit der fragliche Dienst, überschreitet die konfigurierte maximale Arbeitszeit (Konfiguration der Ruhezeit und max. Arbeitszeit siehe Einrichtung konfigurieren).

Der Dienst ist eine Dienst, in der die MitarbeiterIn entsprechend der MitarbeiterInnen-Konfiguration nie arbeitet.

Die MitarbeiterIn hat Urlaub

Die Summe der Arbeitsstunden der bisher zugewiesenen Dienste plus die des fraglichen Dienstes überschreitet die Soll-Stunden inklusive Toleranz der MitarbeiterIn in der Dienstplan-Periode. Die Toleranz ist der in der MitarbeiterInnen-Konfiguration eingestellte Wert für die maximale Anzahl der Stunden, um die die Soll-Stunden überschritten werden dürfen, um weitere Dienste zuzuweisen. Informationen über die Berechnung der in einer Dienstplan-Periode zu leistenden Arbeitsstunden finden Sie hier.

Die in dem Abteiluns-Dienst gesetzte Anzahl der Rollen ist noch nicht durch MitarbeiterInnen, welche diese Rollen haben, erreicht.

Es sind noch keine MitarbeiterInnen dem Dienst zugewiesen, die Rollen haben, von der die fragliche MitarbeiterIn abhängig ist.

Die MitarbeiterIn ist nicht zur gleichen Schicht zugewiesen wie der Dienst. Eine Zuweisung ist möglich, wenn sowohl MitarbeiterIn als auch Dienst zu keiner Schicht zugewiesen sind, oder aber beide zur gleichen Schicht.

Wollen Sie einem Dienst MitarbeiterInnen manuell zuweisen, obwohl keine MitarbeiterInnen verfügbar sind, da bestimmte Zuweisungs-Regeln die Zuweisung verbieten, bekommen Sie eine Fehlermeldung mit Informationen über entsprechende Zuweisungs-Regeln. Soche Informationen finden Sie auch im Eigenschaften-Dialog eines Dienstes, welches sie durch Drücken der rechten Maus-Taste auf einem Dienst und Auswählen des Menü-Punkts 'Eigenschaften' öffnen können.
Die entsprechenden Zuweisungs-Regeln können Sie dann im Dienstplan-Fenster im Reiter 'Einstellungen' für bestimmte oder alle MitarbeiterInnnen ausschalten.
Werden hier die Zuweisungsregeln für alle MitarbeiterInnen angezeigt, können die Häkchen einzelner Zuweisungregeln schwarz, blau oder grau sein. Bei schwarzem Häkchen ist eine Regel für alle MitarbeiterInnen aktiviert, bei blauem wurde sie erst für alle MitarbeiterInnen aktiviert, dann für einzelne MitarbeiterInnen deaktiviert, bei grauem Häkchen wurde sie erst für alle MitarbeiterInnen deaktiviert, dann für einzelne MitarbeiterInnen wieder aktiviert.
Dienste im Dienstplan-Fenster (unter Reiter 'Balken-Ansicht', Ansicht für Abteilungen) werden mit ein oder mehreren Ausrufezeichen gekennzeichnet, wenn die Zuweisung der MitarbeiterIn unter Verletzung von Zuweisungs-Regeln zustande kam.

Die Zuweisung von MitarbeiterInnen, welche Rollen innehaben, die in einem Abteilungs-Dienst entsprechend Abteilungs-Dienst-Konfiguration besetzt werden müssen, hat Vorrang vor der Zuweisung von MitarbeiterInnen, welche in diesem Dienst entsprechend der MitarbeiterInnen-Konfiguration immer arbeiten sollen.
Beispiel: ein Abteilungs-Dienst benötigt eine MitarbeiterIn mit der Rolle 'Fachkraft'. Die Anzahl der MitarbeiterInnen, die im Abteilungs-Dienst arbeiten sollen, ist 1. Eine MitarbeiterIn mit dieser Rolle wird zugewiesen. Eine weitere MitarbeiterIn ohne diese Rolle, die jedoch in diesem Dienst immer arbeiten soll, wird nicht mehr zugewiesen (da sonst die Anzahl der benötigten MitarbeiterInnen überschritten wäre).

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